OneSync

Escenario 1

El cliente reporta una falla

Desde que el cliente nota el problema hasta que STIA le da solución

🏭

Paso 1 · Cliente

Detecta que la máquina tiene un problema

Llama a STIA o escanea el código QR pegado en la máquina con su celular

📞

📋

Paso 2 · Coordinador

Recibe la solicitud en el sistema

Ve la falla con: cliente, máquina, descripción del problema y prioridad

🖥️

👤

Paso 3 · Coordinador

Asigna un técnico y crea la Orden de Trabajo

Elige el técnico disponible, define fecha y tipo de servicio

✅

🔧

Paso 4 · Técnico

Recibe la notificación en su celular

Ve: cliente, dirección, máquina afectada, descripción y materiales sugeridos

🔔

🚗

Paso 5 · Técnico

Confirma y se desplaza

Activa "En camino" — el coordinador puede ver el estado en tiempo real

📍

🛠️

Paso 6 · Técnico

Llega y empieza el trabajo

Presiona "Iniciar" → el cronómetro corre. Completa tareas, toma fotos y registra repuestos

⏱️

✍️

Paso 7 · Técnico + Cliente

Cierra el servicio con firma del cliente

El cliente firma digitalmente en la pantalla del técnico confirmando el trabajo

📱

👔

Paso 8 · Supervisor

Revisa y da cierre final

Ve el resumen: horas trabajadas, repuestos usados, fotos, firma del cliente. Aprueba.

✅

💰

Paso 9 · Sistema

Factura generada automáticamente

Horas + repuestos + costos listos. Contabilidad puede facturar al cliente sin papeles

🧾

🎯

El cliente recibe el servicio y STIA factura sin pérdida de información

Todo queda registrado: tiempos, costos, fotos, firma, repuestos

Escenario 2

Lo que registra el sistema

Qué información queda guardada en cada momento del servicio

📬

Al crear la solicitud

El problema queda registrado

✓ Nombre del cliente y máquina afectada

✓ Descripción del problema

✓ Fecha y hora exacta del reporte

✓ Prioridad (urgente / normal)

✓ Foto del problema (si se adjunta)

📋

Al asignar el técnico

La orden queda abierta

✓ Técnico asignado con nombre

✓ Fecha programada de visita

✓ Tipo de servicio

✓ Lista de tareas a realizar

✓ Repuestos estimados a llevar

🛠️

Durante el trabajo en campo

Todo en tiempo real

✓ Hora exacta de llegada al cliente

✓ Horas trabajadas (cronómetro automático)

✓ Qué tareas completó y cuáles no

✓ Repuestos realmente usados

✓ Fotos antes y después

🔒

Al cerrar el servicio

Historial completo

✓ Firma digital del cliente

✓ Costo total (horas + repuestos)

✓ Inventario descontado automático

✓ Orden lista para facturar

✓ Historial permanente de la máquina

💡

¿Qué hace el sistema con toda esa información?

📊

Dashboard en tiempo real

Cuántas órdenes abiertas, cerradas, pendientes

🔍

Historial de cada máquina

Qué fallas tuvo, qué repuestos se cambiaron

🧾

Facturación sin errores

Todo listo sin papeles ni llamadas

Escenario 3

El técnico en su día de trabajo

Qué ve y hace en su celular, desde que empieza el día hasta que termina

☀️ Inicio del día — 7:30 AM

📱 OneSync · Agenda de hoy

Martes 3 de marzo · 3 visitas

⚡ URGENTE · 9:00 AM

Compresora L55 — Planta Cuba

No enciende. Cliente: Cervecería Nacional

🔄 PREVENTIVO · 1:00 PM

Chiller 20TR — Edificio Centro

Mantenimiento mensual programado

🔧 CORRECTIVO · 4:00 PM

Torre de enfriamiento — Belice

Vibración anormal reportada

👀

El técnico ve de un vistazo:

✓ Cuántas visitas tiene hoy
✓ Cuál es urgente y cuál planificada
✓ Hora y lugar de cada visita
✓ Qué máquina y qué problema

🗺️

Ruta optimizada

Las visitas se ordenan por cercanía — el técnico no planifica, solo sigue la ruta

🔧 En el cliente — 9:15 AM

📖

Historial de la máquina

Ve las últimas intervenciones, repuestos cambiados y cuándo

▶️

Presiona "Iniciar"

El cronómetro empieza. Las horas se registran solas

✅

Checklist de tareas

Lista de lo que debe revisar. Marca cada paso con un toque

📦 Gestión de repuestos

🔍 Si tiene el repuesto:

→ Lo busca por nombre en la app

→ Lo agrega a la orden

→ El inventario se descuenta automático

⚠️ Si NO tiene el repuesto:

→ Solicita desde la app

→ Bodega recibe la alerta

→ El técnico recibe aviso cuando llega

🔒 Cierre del servicio

📱 OneSync · Cerrar servicio

⏹️

Detiene cronómetro

Horas exactas guardadas

📸

Adjunta fotos

Antes y después

✍️

Firma del cliente

Directo en pantalla

📤

Envía y listo

Va a revisión

🌙

Fin del día del técnico

Sin papeles. Sin llamadas para reportar. Sin planillas de horas.
Todo quedó registrado desde el celular.

Hilo conductor

Todos los actores, un solo flujo

Cómo cada actor conecta con los demás a lo largo del servicio

🏭

Cliente

📋

Coordinador

🔧

Técnico

👔

Supervisor

Reporte

📞

Reporta la falla

⏳

Espera

—

↓

Asignación

⏳

Espera

👤

Asigna y crea OT

🔔

Recibe aviso

—

↓

Ejecución

⏳

Espera visita

👁️

Monitorea

🛠️

Trabaja en campo

—

↓

Cierre campo

✍️

Firma digital

—

📤

Cierra y envía

⏳

Espera

↓

Revisión

—

⏳

Espera

🔍

Revisa y aprueba

↓

Factura

🧾

Recibe factura

—

💰

Genera factura

Cómo leer el cuadro:

Borde color sólido = Actor activo

Desvanecido = No interviene

Semi-activo = Ve o recibe info

🔗

El hilo que los une

La Orden de Trabajo es el objeto que todos comparten.
Cada actor la toca en su momento — nadie repite trabajo, nadie llama para preguntar el estado.

Escenario 5

Vendimos una máquina con mantenimiento incluido

El mantenimiento preventivo forma parte del contrato de venta — el sistema lo programa solo, para siempre

🤝

La negociación

STIA vende un Chiller 30TR a Cervecería Nacional. En el contrato se incluye: mantenimiento preventivo cada 3 meses durante 2 años. El cliente no tiene que llamar. Las visitas se generan automáticamente.

📋

Paso 1 · Coordinador

Registra la máquina vendida en el sistema

Ingresa el equipo con su número de serie, cliente, ubicación y fecha de instalación

🖥️

📅

Paso 2 · Coordinador

Crea el Plan de Mantenimiento

Define: cada 3 meses, durante 2 años, con la lista de tareas preventivas del fabricante. El sistema genera las 8 visitas automáticamente.

⚙️

🤖

Paso 3 · Sistema automático

30 días antes de cada visita — el sistema actúa solo

Crea la Orden de Trabajo preventiva, notifica al coordinador para asignar técnico, y bloquea la fecha en la agenda

🔔

A partir de aquí es igual que cualquier visita

👤

Paso 4 · Coordinador

Asigna el técnico para esa visita

La orden ya tiene el checklist preventivo del fabricante precargado — no hay que armarlo desde cero

✅

🔧

Paso 5 · Técnico

Ejecuta el mantenimiento preventivo

Sigue el checklist de la app: lubricación, filtros, presiones, temperatura. Registra cada punto con fotos y mediciones

📋

✍️

Paso 6 · Técnico + Cliente

Cierra con firma y genera el informe

El cliente firma y recibe automáticamente un PDF del informe de mantenimiento con todo lo revisado

📄

👔

Paso 7 · Supervisor

Revisa y cierra la visita

Aprueba el trabajo. El sistema programa automáticamente la próxima visita en 3 meses

🔁

¿Qué es diferente en el mantenimiento preventivo?

📅

Las visitas se generan solas

No hay llamada del cliente. El sistema sabe cuándo toca y avisa al equipo con anticipación

📋

Checklist del fabricante precargado

Cada tipo de máquina tiene su protocolo. El técnico no improvisa — sigue los pasos definidos

📊

Historial de salud de la máquina

Con cada visita se construye el historial. Se puede ver si la máquina empeora con el tiempo

Correctivo vs Preventivo

🚨 Correctivo — reactivo

→ La máquina falla primero
→ El cliente llama
→ Producción parada mientras se espera al técnico
→ Reparación de emergencia = costo mayor
→ Repuestos no siempre disponibles

✅ Preventivo — planificado

→ La visita ya estaba agendada
→ Nadie tiene que llamar
→ Producción no se interrumpe
→ Mantenimiento programado = costo controlado
→ Repuestos preparados con anticipación

💡 El objetivo de OneSync: que el 80% de las visitas sean preventivas —
no esperar que la máquina falle para actuar

Los protagonistas

El cliente reporta una falla

Lo que registra el sistema

El técnico en su día de trabajo

Todos los actores, un solo flujo

Vendimos una máquina con mantenimiento incluido

¿Qué es diferente en el mantenimiento preventivo?

Lo que necesitamos de STIA